Projektstrukturplan – dein Fundament für erfolgreiche Projekte
Ein Projekt zu strukturieren und zu planen, klingt im ersten Moment oft trocken – oder kompliziert. Ein bisschen so, als müsste man erstmal Projektchinesisch lernen – aber keine Sorge, das ist nicht nötig.
Doch mit einem gut gemachten Projektstrukturplan (PSP) wird aus Chaos eine klare Linie. Du behältst den Überblick, erkennst Zusammenhänge und kannst dein Projekt effizient steuern – ohne Ratespiele.
In diesem Beitrag erfährst du (inkl. praktischer Tipps zur Projektstrukturplan-Erstellung, einem PSP-Beispiel und SEO-relevanten Fragen):
- Was ein PSP eigentlich ist (und was nicht)
- Welche Methoden du beim Aufbau nutzen kannst
- Wie die typischen Ebenen aussehen – und wie du sie sinnvoll nutzt
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Warum der PSP dein bester Freund in der Projektplanung wird – und wie du ihn gezielt in klassischen Projekten einsetzt, erfährst du übrigens auch im Seminar „Klassisches Projektmanagement mit einem Schuss agil“
Was ist ein Projektstrukturplan – und warum brauchst du ihn?
Ein Projektstrukturplan gliedert dein gesamtes Projekt in kleinere, handhabbare Einheiten. Er ist wie ein Bauplan: Alles, was getan werden muss, steht drin – in logischer, hierarchischer Form. Ob klassisch, hybrid oder agil: Ein PSP ist universell einsetzbar und ein zentrales Instrument im Projektmanagement.
Er hilft dir,
- das große Ganze im Blick zu behalten,
- nichts zu vergessen,
- Verantwortlichkeiten zu klären,
- und deine Ressourcen clever einzusetzen.
Kurz: Ohne PSP fehlt deinem Projekt das Rückgrat – und eine solide Grundlage für die Projektplanung.
Aufbau-Methoden: Top-Down oder Bottom-Up?
Beim Erstellen deines PSP hast du zwei bewährte Methoden zur Auswahl – oder du kombinierst sie:
Top-Down: Du startest beim Gesamtprojekt und zerlegst es in Teilprojekte, Pakete, Aufgaben. Ideal für klar umrissene Projekte mit vorgegebener Struktur im klassischen Projektmanagement.
Bottom-Up: Du beginnst bei den kleinsten Arbeitspaketen und führst sie zu größeren Einheiten zusammen. Diese Methode eignet sich besonders für agile oder dynamische Projekte, bei denen viele Details erst während des Projekts klar werden.
Die typischen Ebenen im PSP (siehe Grafik & Beispiel Geburtstagsfeier weiter unten)
Liefergegenstände: Was wird konkret geliefert? Hier startet dein PSP – mit klarer Sicht auf die Projektziele.
Kontrollebenen: Hier organisierst du dein Projekt so, dass Fortschritt messbar und steuerbar bleibt.
Planungsebene: Wird genutzt, um das Projekt gesamthaft zu steuern und zu überwachen. Diese Ebene eignet sich gut für die Projektterminplanung – sie ist weder zu grob noch zu detailliert.
Arbeitspakete: Die unterste Ebene – sie ist nicht weiter teilbar. Hier startet die konkrete Umsetzung: Was genau ist zu tun? Mit welchem Aufwand, welchen Kosten, welchen Ressourcen – und wer übernimmt die Verantwortung? Diese Ebene ist der Schlüssel für saubere Planung, verlässliche Steuerung und klare Ergebnisse.
Tipp: Weniger ist mehr. Lieber wenige, aber sinnvolle Ebenen als eine Mikro-Gliederung, in der sich selbst Excel verirrt.
So erstellst du deinen PSP – Schritt für Schritt
(Und wenn du danach direkt weitermachen willst: Im Seminar Seminar „Planung, Schätzung und Kontrolle“ zeige ich dir, wie du aus dem PSP fundierte Zeit- und Ressourcenpläne entwickelst)
- Ziele klären
- Was ist das Projektziel?
- Welche Stakeholder und Rahmenbedingungen spielen eine Rolle?
- Ansatz wählen: Top-Down, Bottom-Up oder gemischt.
- Liefergegenstände sammeln
- Brainstorming mit dem Projektteam
- Klar und verständlich formulieren – keine reinen Stichwörter (und bitte keine geheimnisvollen Kürzel, die nur der Kollege von nebenan versteht)
- Liefergegenstände clustern
- Phasenorientiert? Objektorientiert? Funktionsorientiert? Je nach Projekt unterschiedlich.
- Struktur verfeinern
- Alle Ebenen bis zu den Arbeitspaketen definieren
- Schnittstellen, Abhängigkeiten und Zuständigkeiten klären
- Arbeitspakete beschreiben
- Wer macht was bis wann?
- Mit welchen Ressourcen? Und mit welchem Ergebnis?
Wie du Arbeitspakete so formulierst, dass dein Team wirklich loslegen kann – das zeigen wir im Seminar. Hier ein kleiner Einblick, worauf’s ankommt… In unseren Trainings klären wir z. B., ob „Marketingkampagne“ ein gutes Arbeitspaket ist – oder nur eine Worthülse. Unsere Vorlage für Arbeitspaketbeschreibungen bekommst du übrigens im Seminar – samt Beispielen aus echten Projekten.
Projektstrukturplan Beispiel – Geburtstagsfeier
Du willst ein greifbares Projektstrukturplan-Beispiel sehen? Dann schau dir weiter unten den PSP zur Geburtstagsfeier an – strukturiert nach Liefergegenständen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Ideal, um zu zeigen, wie Projekte strukturiert werden können – ganz unabhängig von Branche oder Umfang.
So nutzt du den PSP im Projektalltag
Zur Veranschaulichung findest du weiter unten ein Beispiel für einen Projektstrukturplan zur Planung einer Geburtstagsfeier – inklusive eines eigenen Liefergegenstandes „Verpflegung“. Damit wird deutlich, wie vielseitig sich ein PSP einsetzen lässt – auch bei Projekten mit mehr Grill als Gantt.
- Planung & Steuerung: Dein PSP ist die Grundlage für Projektablaufplan, Meilensteinplanung und Terminplanung.
- Kommunikation: Fortschritte, Probleme und Aufgaben lassen sich leichter erklären – intern wie extern.
- Risikomanagement: Potenzielle Schwachstellen erkennst du früh und kannst gegensteuern.
- Dokumentation: Der PSP ist oft Teil von Projektanträgen, Angeboten, Präsentationen oder Projekt-Reviews.
Meine Empfehlung für den Aufbau
Ein Projektstrukturplan sollte nicht sofort in einer Software wie Microsoft Project erstellt werden. Warum? Weil die Übersichtlichkeit leidet – besonders auf kleinen Bildschirmen. Für den ersten Aufbau empfehle ich eine grafische Variante:
- Nutze eine oder sogar mehrere Moderationswände, wenn dein Projekt so groß ist wie der Umzug eines Ministeriums – mit Moderationskarten
- Oder arbeite digital mit Tools wie Visio, Miro oder anderen Whiteboard-Lösungen
So kannst du die Struktur gemeinsam mit deinem Team entwickeln – sichtbar, greifbar und in Bewegung. Erst wenn die Struktur steht, lohnt sich der Transfer in eine Projektmanagement-Software.
FAQ zum Projektstrukturplan (PSP)
Was ist ein Projektstrukturplan einfach erklärt?
Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein hierarchisch aufgebauter Plan, der ein Projekt in Teilprojekte, Aufgaben und Arbeitspakete gliedert – für mehr Überblick, Klarheit und Steuerung.
Wie erstelle ich einen PSP Schritt für Schritt?
Ziele definieren, Liefergegenstände sammeln, clustern, Ebenen aufbauen und Arbeitspakete zuweisen – alles Schritt für Schritt erklärt im Beitrag.
Welche Gliederungsprinzipien gibt es beim PSP?
Phasenorientiert, objektorientiert oder funktionsorientiert – je nach Projekttyp.
Fazit: Klarheit schafft Erfolg
(Und ja – ein PSP kann sogar Spaß machen. Zumindest ein kleines bisschen. 😉)
Ein Projektstrukturplan klingt vielleicht technisch – ist aber in Wirklichkeit dein bester Begleiter für den Projektalltag. Er bringt Struktur in komplexe Vorhaben, sorgt für klare Kommunikation und hilft dir, dein Projekt sauber zum Ziel zu bringen.
Du willst lernen, wie du einen PSP nicht nur zeichnest, sondern damit wirklich dein Projekt steuerst? Dann schau gern in unsere Seminare – da machen wir’s gemeinsam, ganz praktisch.