Ein Aufruf zum Planen mit Hirn – und Herz.
„Noch ein Plan. Noch eine Exceltabelle. Noch ein Meeting. Willkommen im Projektplan-Paradies – oder besser gesagt: im Überplanungs-Dschungel.“
Kennen wir alle: Es wird gewühlt, gestrukturiert, analysiert – und wenn man denkt, jetzt geht’s los … wird nochmal umgeplant.
Da stellt sich doch die Frage: Ist das Ziel überhaupt klar – oder drehen wir uns nur im Kreis, weil der eigentliche Fokus fehlt?
Was ist passiert?
Wir haben uns in der Idee von Vollständigkeit und Kontrolle verirrt.
Manche nennen es Gründlichkeit. Ich nenne es: Perfektionismus mit eingebauter Projektbremse.
Denn:
Ein Perfektionist wird nie fertig.
Ein Projekt aber muss irgendwann ins Rollen kommen.
„Noch ein Plan. Noch eine Excel. Noch ein Meeting. Willkommen im Projektplan-Paradies – oder besser gesagt: im Überplanungs-Dschungel.“
Kennen wir alle: Es wird gewühlt, gestrukturiert, analysiert – und wenn man denkt, jetzt geht’s los … wird nochmal umgeplant.
Da stellt sich doch die Frage: Ist das Ziel überhaupt klar – oder drehen wir uns nur im Kreis, weil der eigentliche Fokus fehlt?
Was ist passiert?
Wir haben uns in der Idee von Vollständigkeit und Kontrolle verirrt.
Manche nennen es Gründlichkeit. Ich nenne es: Perfektionismus mit eingebauter Projektbremse.
Denn:
Ein Perfektionist wird nie fertig.
Ein Projekt aber muss irgendwann ins Rollen kommen.
Warum planen wir so viel?
Planung fühlt sich sicher an – besonders in der Projektplanung. Wer plant, zeigt Engagement, Weitblick, Verantwortungsbewusstsein – so die Theorie.
In der Praxis steckt hinter dem „Noch ein Plan, noch ein Meeting“-Reflex oft etwas anderes:
Angst.
- Angst, einen Fehler zu machen.
- Angst, die Kontrolle zu verlieren.
- Angst, sichtbar zu scheitern.
Also wird weiter optimiert, abgesichert, verschoben.
Lieber noch eine Tabelle. Noch ein Jour fixe. Noch eine Risikoanalyse.
Denn solange wir planen, müssen wir noch nicht liefern.
Doch: Planung ersetzt keinen Mut.
Und Projekte leben nicht von Plänen – sie leben von Umsetzung.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ich erinnere mich an einen jungen Projektleiter, frisch von der Uni, voller Energie und Ehrgeiz.
Er hatte sein erstes großes Projekt übernommen – und nach meinem Seminar einen überdetaillierten Projektstrukturplan aufgestellt.
In grafischer Form, bis auf Level 15 oder 16 heruntergebrochen.
Jede Kleinigkeit war geplant – bis hinunter zu Details wie: welche Schraube wann eingedreht werden sollte.
Für mich wirkte es schon wie eine Mischung aus Projektstrukturplan und Produktstrukturplan. Ich selbst verlor irgendwann den Überblick – und dem Team ging es genauso.
Am Ende wusste keiner mehr so genau, was eigentlich zu tun war.
Was fehlte?
Der Blick für das Wesentliche: die übergeordnete Vision, das Ziel – und die Kunst, den nächsten überschaubaren Abschnitt von 4–8 Wochen konkret zu planen und entschlossen in die Umsetzung zu bringen.
Gleichzeitig braucht es die strategische Weitsicht, das große Ganze nicht aus dem Auge zu verlieren – denn Projekte gewinnen ihre Kraft aus beidem: aus klaren Schritten im Hier und Jetzt und aus einem klaren Kompass für den weiteren Weg.
Kurz gesagt:
- Jetzt handeln.
- Vision und Ziel immer im Blick behalten.
- Flexibel reagieren auf neue Situationen (z. B. Marktveränderungen, neue Wettbewerber oder geänderte Unternehmensstrategien) – und auf Stakeholderwünsche.
Dabei lohnt es sich, innezuhalten und zwei Fragen zu stellen:
- Sind diese Wünsche wirklich sinnvoll für das Gesamtprojekt?
- Zahlen sie auf die ursprüngliche Vision ein – oder handelt es sich eher um ein “Nice-to-have” aus einer einzelnen Abteilung, das den Gesamtnutzen aus dem Blick verliert?
Mein Ansatz:
Stakeholderwünsche nicht reflexartig umsetzen, sondern den Dialog suchen und gemeinsam prüfen, wie neue Anforderungen die Projektvision stärken können – oder ob sie besser als separate Verbesserungsideen behandelt werden.
Planung ja, aber bitte nicht als Selbstzweck.
Gute Planung gibt Richtung, Überblick und Sicherheit.
Aber gute Planung passt sich an. Sie lebt, atmet und darf auch mal Fehler machen.
👉 Je neuartiger ein Projekt, desto wichtiger ist Beweglichkeit.
👉 Je kleiner ein Projekt, desto unnötiger ist ein Aktenschrank voller Planungsordner.
👉 Je dynamischer die Umgebung, desto wichtiger wird eine kluge Planungsstrategie: kurzfristige Abschnitte werden im Detail geplant, langfristige Projektphasen in groben Schritten – flexibel genug, um auf neue Erkenntnisse aus den aktuellen Ergebnissen reagieren zu können.
Wenn du lernen möchtest, wie du Projektplanung, Aufwandsschätzung und Projektkontrolle effizient und praxistauglich gestaltest, findest du hier alle Infos zu meinem Seminar:
Realistisch planen heißt: Nicht das letzte Detail kontrollieren, sondern das große Ganze im Blick behalten.
Stell dir vor, du planst eine Weltreise.
Würdest du wirklich jede einzelne Tankstelle und jeden Restaurantbesuch im Voraus im Detail festlegen?
Oder wäre es nicht viel schöner, wenn du unterwegs spontan von der Route abweichen könntest – weil dir jemand ein kleines verstecktes Restaurant empfiehlt, das sonst keiner kennt und wo du das beste Essen deines Lebens entdeckst?
Auch Projekte brauchen genau diese Balance:
Eine gute, aber flexible Projektplanung als Orientierung – und gleichzeitig genug Freiraum, um Chancen unterwegs zu erkennen und flexibel zu nutzen.
Planung soll helfen – nicht aufhalten.
Woran erkennst du, dass du dich zu Tode planst?
Manchmal merkt man erst spät, dass Planung zum Selbstzweck geworden ist.
Hier ein paar typische Anzeichen:
- Immer neue Pläne, aber kein Start: Statt ins Tun zu kommen, wird immer wieder neu strukturiert, verfeinert, ergänzt.
- Details gewinnen Übergewicht: Plötzlich ist es wichtiger, die Reihenfolge von Unterpunkten zu diskutieren, als echte Entscheidungen zu treffen.
- Meetings drehen sich im Kreis: Es wird viel geredet – aber wenig entschieden.
- Verunsicherung statt Klarheit: Je mehr geplant wird, desto unsicherer fühlen sich Team und Projektleitung.
- Ergebnisse fehlen: Trotz aller Planung fehlen sichtbare Fortschritte oder messbare Erfolge.
Kurz gesagt:
Wenn Planung dich beruhigt und das Projekt voranbringt, ist alles gut.
Wenn Planung dich lähmt und das Projekt auf der Stelle treten lässt, ist es Zeit, neu zu denken.
Kleine Checkliste:
Planst du noch sinnvoll – oder schon zu viel?
Stell dir bei deiner nächsten Projektplanung einfach diese Fragen:
- Weiß ich klar, was ich erreichen will?
(→ Wenn nicht: Ziel vor Detail.) - Habe ich die nächsten 4–8 Wochen konkret geplant – aber spätere Phasen bewusst offen gelassen?
(→ Planung auf Sicht.) - Bringt mich mein Plan schneller ins Handeln oder bremst er mich aus?
(→ Planung als Sprungbrett, nicht als Sicherheitsnetz.) - Plane ich Details nur da, wo sie wirklich nötig sind – oder verzettle ich mich?
(→ Fokus auf Hebel statt auf Kleinkram.) - Bin ich bereit, unterwegs Kurskorrekturen vorzunehmen?
(→ Flexibilität ist kein Makel, sondern eine Stärke.)
Zum Schluss ein kleines Augenzwinkern:
“Ein Plan ist wie eine Landkarte: Er gibt dir die Richtung vor – aber er kennt nicht jede Abkürzung, jede Umleitung und schon gar nicht das versteckte Lieblingscafé, das du nur findest, wenn du bereit bist, flexibel zu bleiben.”
Hast du Fragen zur Projektplanung oder steckst du selbst gerade irgendwo fest?
Ich freue mich auf den Austausch – schreib mir einfach!
Denn Projekte werden nicht durch Pläne erfolgreich, sondern durch die Menschen, die sie mit Leben füllen.
Wenn du dein nächstes Projekt auf Erfolgskurs bringen willst, begleite ich dich gerne dabei.